Omdat we als club zo goed mogelijk in orde willen zijn met de huidige fiscale regelgevingen hebben we de oude gekende kostennota herwerkt en deze is vanaf nu door iedereen te gebruiken. Hierna volgt nog wat uitleg omtrent het gebruik.

Hier vind je de kostennota. En hier een printversie van “een woordje uitleg”.

RL-39-Uitbetaling-door-de-club-de-kostennota.pdf

Soorten van (terug)betalingen

Vrijwilligersvergoeding

Het totale bedrag van alle kostenvergoedingen die een vrijwilliger mag ontvangen voor vrijwilligerswerk in alle verenigingen samen mag niet hoger zijn dan 31,44 € per dag of 1257,51 € per jaar. Indien een vrijwilliger meer ontvangt aan vrijwilligersvergoedingen zijn die niet meer fiscaal vrijstelbaar, tenzij de vrijwilliger kiest voor het systeem van reële kostenvergoeding.

Kosten eigen aan de organisatie

Vrijwilligers doen vaak boodschappen voor de organisatie, of schieten iets uit eigen zak voor. Het gaat hier om kosten die de organisatie eigenlijk moet betalen, en die ‘eigen’ zijn aan de organisatie. Ze maakt deze kosten om goed te kunnen functioneren. Dit zijn voornamelijk de catering kosten voor de uitbating van de kantine.

We kunnen dit daarom niet beschouwen als een vrijwilligersvergoeding, want het is geen kost die je als vrijwilliger voor jezelf hebt gemaakt, zoals dat wel het geval is als je als vrijwilliger met je eigen auto rijdt, iets hebt gegeten tijdens een bijscholing, je een aankoop hebt gedaan van o.a. sportmateriaal, secretariaatsgerief, huur catering materiaal.… enz.

Toelichting voor het invullen van de kostennota

Algemeen

Let er op dat je op de kostennota alleen invult wat vermeld staat bovenaan de verschillende rubrieken bv: “Plaats van vertrek en aankomst” wordt bij wijze van voorbeeld als volgt ingevuld:”Ertvelde-Gent” en niet:” Ertvelde-Gent training”.

Zorg er voor dat je alle rubrieken invult en er dus niet van uitgaat dat we uw adres of uw rekeningnummer al kennen, de fiscus wenst dat iedere kostennota correct ingevuld wordt.

Indien er onvoldoende lijnen voorzien zijn in het door jouw gebruikte vak, dan mag je lijnen bijvoegen en zo nodig een aantal lijnen van of volledig de niet gebruikte vakken verwijderen.

De invulvakken

Vak 1 “forfaitaire kostenvergoeding vrijwilliger” is voor diegenen die met de club een vast bedrag hebben afgesproken voor de vergoeding van hun diensten.

Vak 2 “reële kosten – kostenvergoeding vrijwilliger” is voor diegenen die “kleine bedragen” (<31,44 €/dag) terugvorderen op basis van een kasticket en/of een factuur, niet op naam van de club.

Vak 3 “verplaatsingskosten” is voor diegenen die verplaatsingskosten aanrekenen hetzij onder het forfaitaire systeem (tot max. 2.000 km) of (on)beperkt voor het reële systeem.

Vak 4 “reële kosten – aankopen met bijgevoegde factuur op naam van AS Rieme” is voor diegenen die grote aankopen doen en de kosten terugvorderen op basis van een factuur op naam van de club. In principe dien je voor terugvordering van bedragen > 31,44 €, altijd een factuur op naam van de club voor te leggen,

– indien je geen factuur hebt en toch een bedrag > 31,44 € wenst te recupereren dan overlegt je best vooraf met Luc Rondas (penningmeester, GSM: 0476/32.94.57),

Fiscaal voordeel aan de vrijwilliger

Vak 1 en/of 2 worden in principe alleen gebruikt voor forfaitaire of andere (kleinere) vrijwilligersvergoedingen.

Alles wat niet kan vermeld worden in vak 3 en 4 wordt aanzien als vrijwilligersvergoeding, en een vrijwilligersvergoeding mag niet hoger zijn dan 31,44 €/dag om fiscaal nog vrijstelbaar te zijn. Vandaar dat je vanaf dit bedrag best een factuur vraagt op naam van de club (AS RIEME vzw, Jacob Van Arteveldelaan 3, 9940 Ertvelde, BTW nr. BE 0414.543.059), zodat je die kosten dan kan vermelden in vak 4.

Indien je kosten wenst te recupereren, moet je op jaarbasis kiezen voor: ofwel de vrijwilligersvergoeding (forfaitair, Vak 1 en 2) ofwel voor verplaatsingskosten (Vak 3) en/of andere (met factuur op naam van de club Vak 4). Een combinatie is niet toegelaten, behalve vak 1 en 2 met Vak 3 “verplaatsingskosten” als je op jaarbasis in totaal minder dan 2000 km aflegt voor de club.

Weet, dat als je geen rekening houdt met voorgaande regels op het vlak van  maximale bedragen en factuurverplichtingen, en je bv door een cumul met andere vrijwilligersvergoedingen, ontvangen van andere verenigingen, boven de wettelijk toegelaten maxima zou uitkomen, alle eventuele fiscale gevolgen, voor uw eigen rekening zijn en niet ten laste kunnen gelegd worden van de club. De club gaat ervan uit dat je zelf zorgt dat je in regel bent met alle formaliteiten, vereist om vrijwilligerswerk te kunnen doen, bv in het geval van een uitkering van de RVA, of enige andere (vervanging)uitkering. De club zal niet instaan voor de eventuele gevolgen als je zelf verzuimt hebt je met uw uitkeringsinstanties in regel te stellen. De club zal dus niet instaan voor een eventueel verlies aan uitkeringen.

Met dank voor de medewerking.